【転職メールやりとり】方法と考え方は?【成功事例付き】相手も人間

※当ブログは、ライフコーチの私が主に40代以降に様々な転機を乗り越えてきた経験をもとに書いています。
主に、
・民間から公務員転職
・公務員から起業や民間へ転職
・40代以上の転職・副業・起業
など生き方のヒントになると思います。ぜひブックマークして、あなたが望むネクストキャリア実現にお役立てください。がみさん

ライフコーチがみさんプロフィール

【インプットは1.5倍速以上で耳からが効果的】

(2022年2月3日投稿)

「え?面接に進んだ。俺メールしなきゃ、、どう書けばいいの?常識疑われないようにしなきゃ」「また書類選考で落ちたよ。次探さなきゃ!」

おはようございます。【ネクストキャリア実現サポーター】のがみさんです。

転職活動中に多くの人が意外に悩むのが、先方とのメールのやりとりです。

また、転職活動中の多くの人が、「メールのやりとりの正しいやりかた」だけに気を取られがち。

でも、本質はそこではないんです。

採用担当者も人間です。

そこで、今回は転職活動中の先方企業の採用担当者とのメールの「やりとりの方法」と「考え方」について書いていきます。

この記事を読むと、転職活動中は何が大切なのか?が分かるようになりますよ。

その前に、まだ「自己分析と自分の棚卸し」をなさっていない方は、そこから始めることを強くおすすめします。

自己分析と自分の棚卸しをするとしないとでは、転職の成否は大きく分かれてきます。必ずここからスタートしましょう。

転職進め方40代①【自己分析・自分の棚卸】いきなりエントリーが失敗の原因?

【転職メールやりとり】方法と考え方は?相手は人だということを忘れずに

転職メールのやりとりについて、このページでは、この順番で書いていきます。

転職メールやりとり

転職メールの前に、まず意識しないといけないこと
・・相手が思っているあなたの前提は?
・・メールの先には人がいる

転職メールやりとりで気を付けたいこと
・・件名、お礼、書き出し、(~について)了解と承知、etc

転職メール驚きの事例2件・・印象に残ることがとても大事【意外な展開の成功事例】
・・落ちても必ずお礼の連絡をすること
・・意外に効果がある手紙

転職メールやりとり・まとめ

転職メールの前に、まず意識しないといけないこと

このブログは、多くは40代、30代の方に向けて書いています。

しかし、転職する際に、まず意識すべきことは、20代でも50代でも変わりません。

採用を決めるのが人事のスタッフであれ、人事部長、社長であっても、あなたと同じように「相手は感情がある人間」だということです。

応募者のキャリア、スキル、人脈なども大切ですが、「応募者の人柄、信頼できそう、仕事を任せたい、部下を任せたい、給料を払ってもいい」と感じていただけるように採用担当者の「感情」を考えて転職活動をすすめないといけません。

実績やスキル以前に、採用担当者に「良い印象」を抱いてもらうことを第一に考えてください。

人事部のスタッフは、数多くの応募者を見てきています。自然と「人間通」になっているものです。

あなたが思っている以上に、採用担当者は「応募者の人間性に敏感」だということを肝に銘じておきましょう。

あなたが今まで採用担当をした経験があるのであれば、人柄を見て、感情が動いて採用、不採用を決めたのではないですか? 「●●さん、良さそう」みたいな感じです。

自社の大切な従業員や仕事を任せるわけです。

マイナス感情を抱かせるような人、他の応募者と変わらないような人だとなかなか採用には至らないでしょう。

「人であれば誰でも採用しろ!」というブラック企業でなければ、慎重に「人となり」を見極めているはずです。

それに、ブラック企業には入りたくないでしょ?

メールであっても【印象】がとても大切です。いつもより「謙虚でいること」を意識しましょう。

30代、40代ともなれば、年相応のビジネスマナーは身に着いていると思われている。

あなたが30代、40代以上であれば、採用担当者より年上というパターンも数多くあります。

特に一次選考の担当者は20代の若い方も多いものです。

そこで、「あれ?本当に社会人?」と思われるような対応をすると即スルーされてしまいます。

これは、転職メールのやりとりでも全く同じことです。

年齢相応のビジネスマナー、人としての振る舞いには最大限配慮しましょう。

転職活動の採用担当者が思っているあなたの前提・・メールの先には人がいる

転職メールやりとりで気を付けたいこと

ここまで書いた前提がしっかりあるころで、転職活動は進んでいきます。

それでは、「転職におけるメールの書き方で気を付けたいこと」を書いていきます。

取引先相手にメールを使い慣れた人も、そうでない人も、確認しておきましょう。

件名、お礼、書き出し、(~について)了解と承知、etc

転職サイトで応募した際に、書類選考が通過しても通過しなくてもお礼のメールは返信してください。

●「件名」・・採用担当者から送られてくるメールには、「●●のお知らせ」「面接のご案内」などの件名が付いています。返信する際は、「●●のお知らせ/転職太郎」のように、「/あなたの名前」を入れてください。

こうすることで、「●●について、●●さんからの返信」と分かってもらえます。こういう細かい配慮もしてあげてください。

●「誰相手に送っているか?」・・メールを送る際は、送ってきた方の「企業名、部署、名前が明記されてあれば名前も」を入れて書き始めてください。

「株式会社●●人事部 ●●様」このような感じです。

名前がない場合は、会社名と部署名、「ご担当者様」と入れるようにしてください。

「株式会社●● 人事部 ご担当者様」このように書いてください。

●「について」・・慣れた会社でよくやりがちなことですが、「●●の件、●●に関して」よりも、「●●について」の方が好印象です。

●「承知しました」・・よくやってしまうのが、「了解しました」という返事です。これは、あまり良い印象を持たれません。「承知しました」と書きましょう。

●「メール送信へのお礼」・・いうまでもないですが、最初にメールを送っていただいたことへの感謝の言葉を入れてください。

まとめると、こんな文章になります。

件名【面接のご案内/転職太郎】

株式会社●●人事部●●様

 この度は、●●についてご案内のメールをいただき、誠にありがとうございます。

1月2日に書類で応募させていただいた●●●●と申します。

1月10日15時からの面接について承知いたしました。

当日はよろしくお願い申し上げます。

転職 太郎

電話番号:080・・・・

このように書くと無難です。

よかったら参考にしてくださいね。

返信タイミングは、受け取ったら出来るだけ早くです。

これも印象をよくする方法です。

転職メールのやりとり中は、毎回意識してください。

転職メール驚きの事例2件・・【印象に残ることがとても大事】意外な展開

転職活動中はメールが多用されます。

人事部に限らず、転職エージェントやヘッドハンターともメールでやりとりすることになります。

電話をかけるのも問題はありませんが、ありきたりなことだとだと印象には残りません。

でも、電話やその他の方法で、バッチリ内定をGETすることもあるのです。

ここで2つの事例を紹介します。

落ちても必ずお礼の連絡をすること

いま採用されなくても後に声がかかることもあります。

タイミングじゃなかったということですね。

でも、ここでのふるまい方で命運が分かれることもあります。

実は、僕が49歳の時に転職した時がそうでした。

ヘッドハンター経由で海外のチェーン店を日本に持ってくる責任者を探している社長から採用されたのですが、最初は不採用だったんです。

理由は外資系企業で海外チェーンを持ってくるため、その責任者にかなりの英語力を求めていたからです。

僕の英語は、日常一般会話レベル。これが不採用の理由でした。

しかし、49歳の自分を選考対象にしてくれたことに感謝していたため、僕普通にお礼を述べたい気持ちで社長に電話をかけました。

49歳の英語も達者ではない自分を選考に加えてくれたことへのお礼でした。

その社長が大変喜んでくれたのが印象的でした。今まで僕みたいな人はいなかったのでしょう。

そして、思いがけないことに、1週間後に思わぬ事態が起こりました。

選考で選んだ第一候補者が辞退したということでした。

採用する側も懸命に選んでおり、次の候補者を探さないといけません。

そこで僕に白羽の矢が立ったんです。

引っ越し費用からマンションの初期費用、移動費などすべて会社側で負担し、採用してくれました。

決め手は「お礼の電話」で好印象が残っていたからだと思います。

このようなことが起こるのが転職活動です。

採用されてもされなくても「お礼の連絡」は、やっておきましょう。

相手が社長でなくても同じです。転職エージェントでも同じだと考えてください。

意外に効果がある手紙

手紙は意外に効果があります。

これは僕のマクドナルド時代の先輩の例ですが、彼は56歳の時にリストラされそうになり、起死回生の一手を打ちました。

なんと、大手企業4社の社長に、手紙を送ったそうです。

いずれも成長途上にある企業のオーナー社長(創業者)です。

内容は、マクドナルド時代に経験したことをもとに、「成長していく過程で企業ではこのようなことが起こる。私はそれを怒らないようにできます」・・こんな感じで書いたそうです。

結果、2人の社長から返事をもらい、1社に入社しました。

56歳にして年収900万で採用されました。

このように、「印象に残る」「相手に気付かせる」「相手が危惧していることを解決できる」などを意識して手紙を書くと、意外と読んでくれているものです。

創業者は自分の会社を愛していますからね。

このように、手紙(手書きがいいと思いますが、それに限らず)は、意外と大きな効果がありますので、あなたも試してみてはいかがでしょうか?

この2例でも分かるように、「誰もやらないようなことをやる」ことで、先方に好印象を与え、採用されるケースも結構ありますので意識しておきましょう。

転職メールやりとり・まとめ

ここまでお読みいただき、ありがとうございます。

転職活動は、同じ人間同士のコミュニケーションです。

お読みいただきご理解いただいたと思いますが、相手が受け取るあなたの「印象」が成否に大きく関係してきます。

メールのやりとりでも相手の「印象に残る」ことを、ぜひ意識して進めてくださいね。

 

転職の進め方をまとめています。↓

40代転職方法・生き残る進め方まとめページ

40代の転職で生き残る進め方をまとめています。

スムーズな転職活動をして内定をGETしたい方は、是非ブックマークして、順番通りに進めてください。

40代転職方法・生き残る進め方まとめページ

1時間セッション申込みはこちら

コーチング技術を使って【1時間セッション(2000円)1時間超える場合は30分1000円の延長料金】をZOOMで行っています。

ご希望がない限り、私からその後の本契約をご案内することはありませんので、お気軽にご連絡ください。

こんな方には特にお勧めです。

①今後のキャリア相談・・転職や人生の転機にいるなど、今後の生き方の相談。

②コーチング起業したい方の相談。

③公務員転職・公務員から転職や起業などの相談。

④アラフォーから40代の転職・起業相談

⑤組織のリーダーが抱える相談。

他、ご希望により、社会人が転機でぶち当たる壁について、課題を探し目標設定をします。そして、目標達成の技術も体感していただけます。相談感覚で、お気軽にお申し込みください。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇